VISITAS DOMICILIARIAS
Este es uno de los filtros más importantes durante todo el proceso de selección de un aspirante a un cargo dentro de una empresa o de la revisión rutinaria de empleados ya vinculados.
Profesionales en la administración del recurso humano, psicología, trabajo social o investigadores judiciales harán un análisis detallado del entorno geográfico, entorno familiar y social de un individuo, detectando vulnerabilidades personales y de seguridad, confirmando la información proporcionada por el aspirante o empleado durante las entrevistas o formularios aportados a los procesos internos.
Somos cuidadosos en todo momento en respetar la intimidad de las personas, además de ser responsables cumpliendo a cabalidad los horarios pactados para las visitas y no dejar a los aspirantes esperando todo un día en sus residencias para no cumplir con las citas de visitas domiciliarias!
El COVID-19 ha cambiado el mundo entero!. Sin embargo, debemos adaptarnos a cambios para continuar nuestra vida normal, es vital para la economía que sus procesos continuen y no se detengan.
Esto ha generado que muchas empresas hayan suspendido algunos de los filtros en sus procesos de selección, incrementando el nivel de riesgos al momento de contratar personal.
En VIP SECURITY SERVICES re adaptamos este procedimiento para dar cumplimiento a las normas e Bioseguridad estrictas que brinden seguridad a, sus familiares y nuestros funcionarios al momento de realizar el procedimiento!
En los estándares establecidos en la norma BASC se sugiere cumplir con unos procedimientos específicos al momento de realizar la visita domiciliaria, entre ellos una inspección física del lugar de residencia del candidato a la vacante o del personal activo en las empresas; a través de un formato se realiza una inspección física con una entrevista y la toma de un registro fotográfico de documentación, áreas internas de la residencia, núcleo familiar y entorno geográfico; se sugiere que este procedimiento se realice en no más de una hora...
Con base a estas sugerencias, VSS VIP SECURITY SERVICES re adaptamos este procedimiento para que se dé cumplimiento a las nuevas normas de salud por COVID-19, adicionalmente será un proceso más ágil disminuyendo el tiempo de realización a 10 minutos máximo de inspección física, recopilando la información necesaria requerida en la norma BASC.
Será implementado entonces como INSPECCIÓN DOMICILIARIA, a continuación explicaremos paso a paso esta adaptación.
INSPECCIÓN DOMICILIARIA
1. SOLICITUD DE SERVICIO
Se obtiene la solicitud del servicio por parte del cliente VSS, a partir de este momento se tiene en cuenta la fecha de recepción para definir el tiempo de entrega del mismo (no mayor a 12 horas).
2. RECEPTACIÓN DE INFORMACIÓN
Una vez aceptada la solicitud de servicio, la empresa solicitante del servicio adjuntará información necesaria para dar inicio al procedimiento: Información del evaluado (información personal, dirección, información académica y laboral).
2.1 - Se creará una carpeta personal para dar clasificación a la información obtenida, luego procesar la información y finalmente dar verificación a los datos obtenidos.
3. PRIMER CONTACTO CON LA PERSONA EVALUADA
Una vez obtenidos los datos de la persona evaluada se hará un primer contacto.
3.1 - Contacto teléfonico se hará un primer contacto teléfonico donde nos presentaremos al evaluado como una empresa prestadora de servicios de investigación contratada por la empresa solicitante del servicio, en esta llamada se le informará a la persona evaluada que se enviarán vía correo eléctronico unas instrucciones para iniciar el procedimiento.
3.2 - Contacto vía whatsapp a través de esta red electronica se hará contacto con la persona evaluada para poder asignar y programar la respectiva cita para entrevista virtual y para la inspección física.
3.3 - Contacto al correo eléctronico se enviará al e mail personal de la persona evaluada información del procedimiento e instrucciones específicas que él y sus familiares deberán cumplir al momento de la inspección física, adicionalmente se adjuntaran formatos de autorización personal para realizar el procedimiento, manejo de la información confidencial y autorización expresa para realización de inspección física; también encuesta para COVID-19 de los integrantes de su núcleo familiar y solicitud de documentación personal (cédula, licencia de conducir, tarjeta profesional, pasaporte, diplomas, actas de grado, certificaciones académicas y laborales). La persona evaluada deberá responder al correo corporativo adjuntando toda la información requerida para dar inicio al procedimiento.
4. ANÁLISIS Y VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Una vez obtenida la información requerida de la persona evaluada se documentará la información personal, se hará verificación de la documentación e información académica y laboral y se hará un análisis judicial y disciplinario de la persona evaluada (en caso de obtener anotaciones judiciales negativas, se reportará al cliente para que el cliente autorice la continuidad o no del procedimiento).
5. PROGRAMACIÓN DE ENTREVISTA VIRTUAL
Se concertará con la persona evaluada una fecha y una hora específica para la realización de una entrevista virtual (45 min - 1 hora), donde se diligenciara la información necesaria para el informe del procedimiento. En caso de que la persona evaluada no cuente con los medios tecnológicos, de comunicación y espacio para realizar esta entrevista, se solicitará que haga presentación personal en las instalaciones de VSS
Una vez concertada la fecha y hora, se notificará vía whatsapp y correo eléctronico de esta fecha a la persona evaluada.
6. ENTREVISTA VIRTUAL
En la fecha y hora programada se realizará la entrevista virtual con la persona evaluada, de forma alterna se diligenciara el formato con los temas y preguntas establecidas para visita domiciliaria, la duración de esta entrevista será de 45 minutos a una hora, una vez finalizada se le informará a la persona evaluada que se le notificará programación para la inspección domiciliaria.
7. PROGRAMACIÓN INSPECCIÓN DOMICILIARIA
7.1 - Contacto con persona evaluada para concertar fecha y hora de la inspección.
7.2 - Se verificará las debidas autorizaciones escritas para realizar la inspección, también el cuestionario COVID-19 de los integrantes del núcleo familiar.
7.3 - Se enviará a la persona evaluada un instructivo via whatsapp y correo eléctronico de cómo será el procedimiento para inspección domiciliaria, agregando que la duración no será mayor a 15 minutos.
8. REALIZACIÓN INSPECCIÓN DOMICILIARIA
8.1 - Contacto telefónico y vía whatsapp con la persona evaluada para informar que en breves minutos el funcionario VSS estará en su residencia para iniciar el procedimiento, la persona evaluada deberá tener listos documentos personales, académicos y laborales para el debido registro fotográfico.
8.2 - El funcionario VSS se presenta en domicilio, mostrará sus credenciales, confirmará identidad de la persona evaluada y se dispondrá a poner todos los implementos de Bioseguridad (overol antimateria, guantes de nitrilo, mascarilla o tapabocas, gafas de seguridad o careta de seguridad) para ingresar a la residencia de la persona evaluada.
8.3 - Cotejará la información obtenida durante la entrevista virtual con la inspección visual y física que se realiza, se tomará registro fotográfico del interior de la residencia, la persona evaluada y su núcleo familiar. El evaluado deberá guiar al funcionario VSS al interior de la vivienda conservando una distancia mínima de un metro y el funcionario VSS evitará tener contacto físico con personas u objetos al interior de la residencia.
8.4 - Finalizará la inspección domiciliaria y el funcionario VSS tomará registro fotográfico de los documentos originales solicitados a la persona evaluada antes de iniciar con el procedimiento, finalmente tomará registro fotográfico de la persona evaluada en el frente de la residencia y luego del entorno geográfico. Finalmente agradecerá la atención brindada y procederá a retirar los implementos de Bioseguridad depositandolos en una bolsa plástica de color rojo para su debida desinfección.
9. ELABORACIÓN DE INFORME
Con todos los datos adquiridos durante la entrevista virtual y la inspección domiciliaria, se procede a elaborar el informe o reporte final brindado el concepto de la persona evaluada a la empresa solicitante del servicio.
10. ENVÍO DE INFORME AL CLIENTE
Una vez auditado y finalizado el informe final, se procede a enviar al cliente VSS, el investigador a cargo deberá estar dispuesto para resolver dudas o hacer correcciones que solicite el cliente VSS.
